Loading...
Værd at vide2018-06-04T09:02:09+00:00

Effektiv økonomistyring med ERP-hotel

Vi samlet vores mange års erfaring med implementering af ERP-løsninger og daglig økonomistyring i en e-bog, hvor vores unikke løsning beskrives. Samtidig gives et indblik i, hvordan professionel økonomistyring kan være med til at gavne jeres virksomhed – det kan måles på effektivitet og økonomi.

Hent e-bog

Ø-historier

Der er nok hverken palmesus eller paraplydrinks i jeres virksomhed, selv om den måske er spækket med ø-løsninger! Vi taler om de af jeres forretningsgange, der ikke er integreret med hinanden. I har sikkert udmærkede systemer til budgetter, projektstyring, ordrebehandling, ordreoverblik, fakturering, tilbudsgivning, salg, lager og indkøb osv. Men taler alle systemerne automatisk og gnidningsløst sammen? Forretningskritiske løsninger der ikke taler sammen, er ofte tidsrøvere og ofte også kilde til fejl i din rapportering. Det er hvad vi hos Ecodel kalder for ø-løsninger. I forbindelse med implementering af ERP-hotellet hos Ecodels kunder, er en del af det arbejde vi udfører at hjælpe med at identificere ø-løsninger. Vi har i en række små ø-historier sat fokus på, de områder hvor vi ofte ser tidsrøvere i administrationen. Og dermed også hvor der er tid og penge at spare. Læs med her:

Vi oplever ofte, at det er forbundet med travlhed og stress, at få månedsrapporteringen frem i tide, og måske endnu mere vigtigt, så kniber det også for mange, at få foretaget de fornødne analyser af de tal og resultater der realiseres.

Der kan være mange årsager til denne travlhed. Det oplagte svar, fra økonomifunktionen, er naturligvis ressourceknaphed, men ofte gemmer der sig en myriade af forskellige opgaver under dette svar. En månedsafslutning i bogholderiet består af en række, ofte mindre opgaver, der hver måned udføres for at registrere alle bevægelser og for at skaffe bogføringsgrundlag og analysegrundlag.

Hver især kan disse opgaver være mindre, men summen af opgaverne bliver betydelig, og et fokus på optimering af disse opgaver er derfor vigtig. Som en naturlig og vigtig del af implementeringen af ERP-hotellet deltager Ecodel, ved identifikation af tidsrøverne.

Vi starter oftest med at lede efter ø-løsninger. Løsninger som ikke hænger naturligt sammen med helheden og som lever sit eget isolerede liv. Den første og mest almindelig ø-løsning vi møder er tit budgetterne:

  • Budget i Excel adskilt fra bogholderiet
  • Rapportering bygges manuelt

Det er naturligt og nødvendigt, at have et detaljeret beregningsgrundlag for ens budget. Her er Excel et fantastisk værktøj. Men det færdige og godkendte budget skal ligge sammen med bogføringen, for at kunne danne en effektiv afrapportering. Når rapporteringen laves manuelt stiger både tidsforbruget og risikoen for fejl.

Når budgettet og bogholderiet ligger adskilt giver det en tung og tidskrævende proces. Desuden forudsætter analysen af månedens afvigelser at rapporten er lavet – og findes der fejl, skal tallene gentastes manuelt og rapporten laves på ny.

Typiske andre ø-løsninger i bogholderiet er:

  • Anlægskartotek
  • Projektregnskaber
  • Bil- og ejendomsregnskaber
  • Afdelingsregnskaber

Vi oplever ofte, at det er forbundet med travlhed og stress, at få månedsrapporteringen frem i tide, og måske endnu mere vigtigt, så kniber det også for mange, at få foretaget de fornødne analyser af de tal og resultater der realiseres.

Forudsætningen for at kunne få de rigtige tal og analyser hurtigt og effektivt er, at de registreringer som bogholderiet foretager, er forberedt på, hvilke spørgsmål der skal besvares.

Som en naturlig og vigtig del af implementeringen af ERP-hotellet deltager Ecodel ved fastlæggelse af en struktur, der imødekommer rapporteringsbehovene.  Vi starter oftest med at lede efter ø-løsninger. Løsninger som ikke hænger naturligt sammen med helheden og hvor rapporteringen typisk laves efterfølgende i Excel. De mest almindelig ø-løsninger vi møder er:

  • Anlægskartotek
  • Projektregnskaber
  • Bil- og ejendomsregnskaber
  • Afdelingsregnskaber
Vi ser mange eksempler på, at projektregnskaber, bilregnskaber, ejendomsregnskaber eller lignende skabes ved siden af bogholderiet. Typisk i regnearksløsninger.

Årsagerne er mange, men ofte handler det om, at bogholderiet ikke indeholder de nødvendige dimensioner, at strukturen i kontoplan, dimensioner mv. ikke er gennemtænkt, eller at der ikke findes de nødvendige afrapporteringsmuligheder i ERP-løsningen.

Alle de ø-løsninger, som vi har listet, kan for de fleste dannes helt automatisk, hvis de rette dimensioner og rapporteringsværktøjer er tilstede.

Med et velstruktureret sammenspil mellem kontoplan og dimensioner, er det muligt at danne alle disse rapporter automatisk. Når bogholderiet på registreringstidspunktet foretager de rigtige registreringer, er arbejdet gjort med den rigtige struktur og de rigtige værktøjer.

Det lyder enkelt. Ja måske endda banalt. Men ikke desto mindre, foregår den manuelle opbygning af forskellige specifikationer rigtig mange steder. Men ikke hos jer.. Vel? 😀

Ja.. Ok, indrømmet, det kan vi ikke dokumentere, men det er det vi tror på!  Det gør vi, fordi 100 % af kunderne på ERP-hotellet anvender standardsoftware og derfor ikke bruger tid på at lave omfattende GAB-analyse, kravspecifikation, dokumentation af tilpasninger, test og projektstyring. For slet ikke at tale om den tid der går med efterfølgende opgraderinger, hvor hver eneste tilpasning skal løftes til nyeste ERP-version.

De fleste virksomhedsledere og ejere vil adspurgt svare, at deres virksomhed er unik og speciel. Det er også vores erfaring, at de fleste virksomheder er. De er specielle og unikke på deres produkter, på services og på virksomhedskultur mv. Men få virksomheder er specielle eller unikke, når det kommer til deres administrative processer og deres økonomirapportering. Og dét er vigtigt at holde fast på ved valg af og implementering af ERP-løsninger.
Det betyder nemlig at de fleste virksomheder, vil kunne gøre brug af standardløsninger. Det giver en hurtigere og en langt mere prisvenlig implementering.

Endvidere muliggør brugen af standardløsninger, at din virksomhed løbende kan blive opgraderet og få glæde af ny funktionalitet, uden at blive klædt af til skindet ved hver opgradering.

Det har været almindelig praksis tidligere, at der blev foretaget en række kundespecifikke ændringer i ERP-løsningerne, og der vil fortsat være brug for kundespecifikke løsninger. Behovet mindskes dog for hver gang, der kommer en ny opgradering på standard ERP-løsningen, og behovet for kundespecifikke ændringer er i dag mindsket betragteligt i forhold til f.eks. 10 år siden.

NAV-branchen er under løbende forandring, og en større brug af standard er anerkendt af de fleste. Men ikke desto mindre, så møder vi fortsat ofte tilbud på tilpassede projektløsninger, hvor det er muligt at lave en tilsvarende løsning med standardfunktionaliteten i Dynamics NAV.

Det er vores erfaring med ERP-hotellet, at en standardløsning ligger på halvpris og nogen gange endnu lavere end tilsvarende løsninger solgt på projektbasis.

… Nej, det passer ikke. Det der rent faktisk passer, er at bogholdere også har brug for løbende uddannelse og de rigtige værktøjer, for at kunne udføre sit arbejde hurtigt og effektivt. Der udvikles løbende nye værktøjer, der giver bogholderen mulighed for at nå mere på mindre tid.

Rigtig mange små og mellemstore virksomheder har ansat deltidsbogholdere til at løse bogholderiopgaven. Det er en fordel, for der betales kun for de timer, der er nødvendige for at løse opgaven, og det er en fordel, fordi en hurtigere og bedre løsning af en opgave giver umiddelbar besparelse.

Modsat så kan denne konstruktion stå i vejen for implementeringen af nye værktøjer, da det har en timemæssig omkostning ved implementering af nye værktøjer eller nye metoder. Et af advarselstegnene på vejen mod effektivisering er manglende tid til udvikling. Vi hører ofte ”Vi gør det lige som vi plejer denne gang…”

Det er vores erfaring fra mange implementeringer af ERP-hotellet, at der er rigtig store tidsbesparelser at hente i mange økonomiafdelinger. Tidsbesparelser der ofte gemmer sig i detaljen, men også i høj grad i de velgennemarbejdede vaner.

Bogholderen i den mindre virksomhed er i modsætning til mange andre faggrupper ikke naturligt i et fagmiljø, hvor der er daglig sparring med ligesindede. Derfor har bogholderen brug for netværksgrupper og for at deltage i kurser, for at finde inspirationen, motivationen og modet til at bryde vanerne.

Over de seneste år, er der kommet meget ny og lettilgængelig funktionalitet, som kan tages i brug, hvor vanerne skal brydes for at øge effektiviteten i bogholderiet. F.eks.:

  • Scanning og OCR-afløftning af fakturaer
  • Apps til at tage billeder af bilag med direkte forbindelse til bogholderiet
  • Import af bankkontoudtog for automatisk afstemning
  • Elektronisk godkendelse af fakturaer – også uden for bogholderisystemet

Visionerne om robotter og automatisering i administrationen dukker ofte op på sociale medier, og der er ganske sikkert noget om det. Men, hverdagen for mange virksomheder er også, at de ved at justere gamle vaner og tilkøb af værktøjer, kan flytte sig rigtig meget med få midler.

GemGem

De gode gamle dage med bilagsjagt er historie. For mange i hvert fald. De værktøjer, der er nødvendige for at etablere den bilagsfri administration findes, og er tilgængelige for rimelige penge, for de der ønsker det.

Der er i dag mange udbydere af værktøjer til at sikre et papirfrit bilagsflow i administrationen. Ikke desto mindre, ser vi rigtig mange, som enten er begrænset i brugen, da de har ældre ERP-versioner, der ikke er understøttet eller fravælger muligheden fordi, der er påtænkt en opgradering inden for en overskuelig årrække.

Der skrives derfor fortsat mange bilag ud, for at få de fornødne godkendelser, til at gennemføre betalinger eller lignende. Papir og timeforbruget minder derfor om et mere traditionelt bogholderi. På samme tid er der mange, der fortsat udskriver bilag for at dokumentere bogholderiet til revisor eller blot af gammel vane.

Uden brug af værktøjer, kan der ofte spares udskrifter, hvis der er den fornødne tillid til, at bogførte transaktioner og bilag kan genfindes og derfor ikke længere behøver at kunne findes i klarskrift.

Det er muligt at gennemføre et godkendelsesflow, også uden nødvendigvis at skulle tilkøbe ekstra ERP-brugere, og det er muligt at scanne diversebilag fra rejser og repræsentation, og skabe et direkte link til bogholderiet for de indscannede bilag.

Værktøjerne har været længe på markedet og er gennemprøvede, så der er ikke længere tale om værktøjer, der kræver større implementerings- og uddannelsesforløb.

Det er vores erfaring fra implementering af ERP-hotellet hos mange kunder, at disse værktøjer typisk tages i brug efter den primære implementering af nyt ERP-system. Når de primære forretningsgange er etableret på den nye platform, og har fundet en stabil plads i organisationen, er det tid til at høste de fordele disse værktøjer kan give.

GemGem

Husker du at tage tiden til økonomistyring med i din beregning, eller er det en fast omkostning, der ikke medregnes. Er det tilfældet, er du sammen med mange andre i risiko for at fejlvurdere betydningen af, at din økonomifunktion har de rigtige værktøjer og den rigtige opbakning.

Det er vores erfaring fra implementering af ERP-hotellet hos mange kunder, at vejen til en proaktiv økonomifunktion, der bidrager med andet end tal i en månedsrapport, hænger helt sammen med den opbakning økonomifunktionen generelt har i virksomhederne. Heri ligger også virksomhedens vilje til at investere i værktøjer, der løfter opgaver fra registrering/afstemning til strategi og analyse.

Det er let at forholde sig til at en hostingydelse på ERP-løsningen koster 500 kr. pr. bruger om måneden og ikke 99 kr. om måneden. Det er et let regnestykke. I hvert fald på den korte bane. For hvad er virksomhedens behov, og hvad gemmer der sig bag forskellen i prisen.

En fuldtidsbogholders timeløn med IPO indregnet ligger let på 250 kr. i timen. En ledende funktionær der indgår i godkendelses- og bilagsflow koster tilsvarende let 350 kr. i timen. Et flow der optager en ledende funktionær en time pr. måned betaler således forskellen i hostingydelsen.

Det er et enkelt, måske endda grænsende til banalt, regnestykke. Men ikke desto mindre oplever vi ofte, et meget stor fokus på hostingydelsen og et mindre fokus på den tid, der indgår i de daglige processer.

Er din økonomifunktion timeafregnet, vil timebesparelser udmønte sig i umiddelbare økonomiske besparelser ved implementering af nye værktøjer. Er din økonomifunktion fastansat, vil du skabe mulighed for at løfte hele leverancen fra økonomifunktionen, og forhåbentligt give tid og overskud til deltagelse i strategi og analyse.

GemGem

De gode gamle dage med bilagsjagt er historie. For mange i hvert fald. De værktøjer, der er nødvendige for at etablere den bilagsfri administration findes, og er tilgængelige for rimelige penge, for de der ønsker det.

Der er i dag mange udbydere af værktøjer til at sikre et papirfrit bilagsflow i administrationen. Ikke desto mindre, ser vi rigtig mange, som enten er begrænset i brugen, da de har ældre ERP-versioner, der ikke er understøttet eller fravælger muligheden fordi, der er påtænkt en opgradering inden for en overskuelig årrække.

Der skrives derfor fortsat mange bilag ud, for at få de fornødne godkendelser, til at gennemføre betalinger eller lignende. Papir og timeforbruget minder derfor om et mere traditionelt bogholderi. På samme tid er der mange, der fortsat udskriver bilag for at dokumentere bogholderiet til revisor eller blot af gammel vane.

Uden brug af værktøjer, kan der ofte spares udskrifter, hvis der er den fornødne tillid til, at bogførte transaktioner og bilag kan genfindes og derfor ikke længere behøver at kunne findes i klarskrift.

Det er muligt at gennemføre et godkendelsesflow, også uden nødvendigvis at skulle tilkøbe ekstra ERP-brugere, og det er muligt at scanne diversebilag fra rejser og repræsentation, og skabe et direkte link til bogholderiet for de indscannede bilag.

Værktøjerne har været længe på markedet og er gennemprøvede, så der er ikke længere tale om værktøjer, der kræver større implementerings- og uddannelsesforløb.

Det er vores erfaring fra implementering af ERP-hotellet hos mange kunder, at disse værktøjer typisk tages i brug efter den primære implementering af nyt ERP-system. Når de primære forretningsgange er etableret på den nye platform, og har fundet en stabil plads i organisationen, er det tid til at høste de fordele disse værktøjer kan give.

GemGem

Kører din økonomistyring også på ø-løsninger? Lad os hjælpe dig af med dem.

Kontakt os

Spørgsmål?

Rigtig mange virksomheder kan i dag bruge Dynamics NAV i standard. Det er vores erfaring, at en stor andel af små og mellemstore virksomheder kan anvende standarden. Programmet har udviklet sig rigtig meget og for hver opgradering kommer der ny funktionalitet.

Mange har behov for at integrere til andre systemer, med det betyder ikke at resten af Dynamics NAV behøver at blive ændret. ERP-hotellet integrerer allerede til mange forskellige 3. parts systemer, og der kommer løbende flere til.

Ved at bruge programmet som standard kommer du lettere i gang, det bliver billigere og ikke mindst så sikrer du at du bliver opgraderet automatisk.

Det er muligt at få lavet tilpasninger og integrationer til andre systemer fra dit ERP-hotel.

Mange nye kunder har tilpasninger i den C5 eller i den Dynamics NAV de kommer fra. Nogle af tilpasningerne kan fjernes og ellers kan tilpasningerne lægges på dit ERP-hotel.

Du vil automatisk blive opgraderet sammen med alle andre på ERP-hotellet uden beregning, men der skal laves en særskilt aftalte omkring dine tilpasninger.

ERP-hotellet integrerer med en række forskellige 3. parts systemer, som f.eks. tidsregistrering, udveksling af fakturaoplysninger, scanner- og vejeløsning osv.

Har du en integration som du ønsker at få etableret, som vi ikke allerede integrerer til, så kan vi være behjælpelige med at få den lavet.

Din Dynamics NAV opgraderes løbende til nyeste udgave. Opgraderingen er den del af den hostingydelse du betaler pr. bruger til ERP-hotellet, så har du ingen specialtilpasninger, vil opgraderingen være uden omkostning for dig.

På den måde vil du altid være opdateret, og have adgang til den nyeste funktionalitet.

Dynamics365 kommer i første halvår 2018, og vil fra starten have en noget mindre funktionalitet end Dynamics NAV.

Når funktionaliteten i Dynamics365 matcher Dynamics NAV vil der komme en opgradering, hvor Dynamics365 bliver hjørnestenen i ERP-hotellet.

På den måde er du sikret både at få adgang til den nyeste funktionalitet via Dynamics365 og sikret at du fastholder alle de fordele der i dag følger med at være kunde på ERP-hotellet.

Vi hjælper og implementerer nye kunder i hele Danmark, men har også samarbejde med en række Dynamics NAV huse, som kan være behjælpelige med at starte din virksomhed på et nyt ERP-hotel.

Har du i dag et godt samarbejde med en Dynamics NAV leverandør, vil de kunne hjælpe dig med at komme i gang med et ERP-hotel.

Kontakt os for en aftale om, hvilken løsning der passer dig bedst.

Dynamics NAV er bygget på en SQL-database. Heri ligger alle de data og transaktioner som du har lagt ind i systemet. Databasen i Dynamics NAV er optimeret til at sikre en hurtig og effektiv registrering af dine data.

Et Data Warehouse er en SQL-database, der indeholder en kopi af din Dynamics NAV database, men hvor data nu er optimeret til at sikre at der hurtigt og effektivt kan laves analyser og rapporter på dine data.

Data Warehouse i ERP-hotellet opdateres hver nat, eller når du beder om at få den opdateret.

Business Intelligence er et program der kan lave analyser og rapporter på dit datawarehouse.

Der aftales typisk et sæt rapporter, som du som kunde på ERP-hotellet gerne vil have lavet præcist så det passer til din virksomhed. Rapporterne får du adgang til via din sædvanlige webbrowser. Rapporterne opdateres hver dag med de seneste data fra ERP-hotellet.

Ønsker du selv at lave dine Business Intelligence rapporter er det muligt ved at opgradere til Enterprise.

Alle data opbevares i skyen, og vi har en aftale med en underleverandør der har specialiseret sig i sikkerhed og servervedligehold, der sikrer at sikkerheden til enhver tid lever op til den højeste standard.

Skulle du ønske en kopi af dine data, kan den tegningsberettigede i din virksomhed til enhver tid og uden begrundelse få udleveret en kopi af jeres data.

Har du spørgsmål til ERP-hotellet eller spørgsmål omkring hvordan du optimerer din økonomistyring, er du meget velkommen til at kontakte os.

Kundehistorier

Vi har gjort det for andre. Vi kan gøre det for dig. 

Kontakt os og hør mere om mulighederne

Skriv til os

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål om ERP-hotellet,
eller ønsker rådgivning i forbindelse med vores services. 

Skriv til os her og fortæl hvordan vi kan hjælpe dig